Des outils pour créer et gérer les contrats AMAP

amapjSi la réalisation d'un contrat AMAP n'est pas compliquée en soi, force est de constater qu'elle pose souvent des problèmes. Il existe à ce jour de nombreux outils informatiques qui permettent de créer et gérer les contrats AMAP, mais des écueils subsistent  : système utilisé (Windows, Mac, Linux) ? Quel logiciel utiliser (Word, Excel, Open/Libre Office, Acrobat, Services en ligne…) et quelle compatibilité entre ces logiciels en cas de changement d'outils et d'utilisateurs ? Quel est le niveau de pratique de celle ou celui qui doit réaliser le « modèle » de départ ?…

 

L'objectif de cet article est de vous faire part des réflexions et des tests que j'ai pu mener sur certains de ces outils informatiques afin de vous donner quelques pistes ou idées. Enfin, cet article a un parti pris : celui d'utiliser un ordinateur et internet. Mais bien sûr, ceux qui ne sont pas dans cette démarche pourront toujours demander et continuer à remplir un document papier.

 

Les critères de réflexion
  • Simplifier le remplissage des contrats : un outil qui permet aux membres de l'AMAP de remplir leur(s) contrat(s) directement depuis leur ordinateur et de l'imprimer une fois rempli.
  • Simplifier le choix des produits proposés avec un calcul automatique des montants dus, ceci afin d'éviter au maximum les erreurs que l'on peut faire lorsqu'on remplit un contrat à la main.
  • Regrouper facilement les personnes inscrites à un contrat afin d'établir la liste de livraisons.

 

Les critères ci-dessus excluent d'emblée les logiciels couramment utilisés (Word, Excel, Open/Libre Office…) car tout le monde ne dispose pas de ces logiciels. De même, la version du logiciel utilisé pour la création du contrat peut être incompatible avec le logiciel utilisé par l'AMAPien-ne qui doit le remplir.

 

Ma pré-sélection : un éditeur de services en ligne

Ce sont des outils qui sont accessibles et utilisables depuis internet.

L'avantage principal de ces outils en ligne est qu'ils offrent un niveau de compatibilité identique pour tous ceux qui s'en servent. L'inconvénient étant qu'il faut obligatoirement disposer d'une connexion internet.

Les éditeurs de services en ligne les plus connus sont Google Applications et FramaSoft. Ceux-ci offrent plusieurs outils de créations de documents (traitements de texte, tableurs, formulaires…) qui peuvent être partagés avec un groupe plus ou moins restreint d'utilisateurs. Si le problème de compatibilité est résolu, il n'en reste pas moins qu'une certaine connaissance est nécessaire pour parvenir à réaliser le modèle de contrat.

 

Mais il existe aussi des services en ligne « spécialisés », c'est à dire qui proposent des outils dédiés à un seul domaine d'activité. Concernant la gestion des contrats AMAP, voici la liste de ceux que j'ai testés :

http://cagette.net/

http://airlab.fr/

http://panierlocal.org/

http://amapj.fr/

 

Mon choix : AMAPJ (http://amapj.fr/)

Là où les autres services en ligne proposent une adaptation de leurs outils de gestion et de commandes de produits en ligne, AMAPJ se concentre sur les spécificités des AMAP. Développé par Emmanuel Brun, informaticien professionnel, lui-même adhérent d'une AMAP à Bourg-les-Valence, AMAPJ est simple à utiliser et répond tout à fait aux besoin des AMAP. Qui plus est, Emmanuel ne cesse d'apporter des améliorations à son outil en tenant compte des avis de ceux qui l'utilisent. Un vrai plus !

Je ne décrirai pas dans cet article toutes les fonctionnalités de cet outil, tout est décrit dans le site internet correspondant. Je ne peux que vous recommander de le tester afin de vous faire une idée.

 

Pour aller plus loin...

Et si nous nous retrouvions pour partager nos réflexions, nos expériences et débattre de tout ce qui n'est pas abordé ici ? Si cela vous intéresse, je vous propose que nous nous retrouvions un samedi matin pour échanger sur le sujet. Aucune date et aucun lieu n'est encore défini, mais en fonction du nombre de personnes qui manifesteront leur intérêt, nous organiserons ça !

 

 

JE SUIS INTERESSE(E)

 

 

Petit rappel sur un processus de mise en place d'un contrat AMAP

Dans le fonctionnement d'une AMAP, le "contrat" est un document important et obligatoire. En effet, c'est lui qui prouve juridiquement l'acte d'achat-vente direct entre consommateurs et producteurs.

Le contenu d'un contrat pour la période à venir est établi (en principe) après la réunion-bilan de la période en cours. En effet, c'est au cours de la réunion-bilan que sont abordées, entres autres, les questions des produits proposés, de la définition des prix, des dates prévisibles de livraison... pour la prochaine période (saison).

Idéalement, les nouveaux contrats devraient être remplis et remis par chaque consommateur au moins 15 jours avant le démarrage de la nouvelle période. Pourquoi ? Tout simplement pour permettre au(x) producteur(s) de connaître précisément la quantité de produits prévus dès la première livraison.

Repères temporels :

- réunion-bilan en vue de la prochain période : 1,5 ou 2 mois avant la fin de la période en cours.

- réalisation et inscription aux nouveaux contrats : le plus rapidement possible après la réunion-bilan et avec une échéance de 15 jours avant le démarrage de la période (celà laisse environ 1 mois à chaque consommateur pour remplir et remettre son ou ses contrats dans les temps).

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